Nell’ultimo articolo abbiamo visto perché oggi più che mai è vitale per qualsiasi azienda implementare un processo strutturato per la programmazione e il controllo dei flussi di cassa. Ti ho anche illustrato quali sono i principali ostacoli e le barriere al cambiamento che mi è capitato di riscontrare all’interno delle tante aziende in cui ho seguito progetti di questo tipo. E ti ho descritto qual è secondo me la prima regola basilare da seguire, ovvero rimuovere tutte le possibili resistenze o barriere al cambiamento: abitudini consolidate, procedure incomprensibilmente contorte, atteggiamenti passivi, contrasti personali, strumenti obsoleti, scarso flusso delle informazioni tra i reparti, bassa trasparenza, e così via.
Oggi ti voglio spiegare come anche tu, nella tua azienda, puoi progettare e implementare un processo di programmazione e controllo dei flussi di cassa efficiente ed efficace.
La metodologia che ti descrivo è il frutto di progetti che ho realizzato personalmente in tantissime PMI, di diverse dimensioni e appartenenti ai più disparati settori. È quindi una metodologia testata sul campo, e che puoi applicare anche tu a partire da oggi all’interno della tua azienda.
Questa metodologia consiste in 10 mosse, che per comodità dividerò in 3 categorie:
– l’esecuzione;
– gli strumenti
Vediamo insieme le mosse legate agli strumenti.
Mossa #5. Progettare la reportistica di programmazione e controllo finanziario
Oltre ai flussi di attività e agli aspetti organizzativi in generale, un cambiamento dei processi di programmazione e controllo dei flussi di cassa dovrà prevedere necessariamente un cambiamento della reportistica utilizzata. O, quando questa manchi del tutto, la progettazione ex-novo dei report che, a regime, dovranno essere utilizzati.
In linea generale, il kit di reportistica standard per la corretta gestione del processo di programmazione e controllo dei flussi di cassa deve includere quantomeno:
- un cruscotto sullo stato della cassa e della situazione banche;
- un cruscotto sulla situazione dei crediti commerciali e sulla previsione degli incassi;
- un cruscotto sulla situazione dei debiti commerciali e sulla previsione dei pagamenti;
- un report sulle previsioni di entrate e uscite di cassa a breve e a medio termine.
In sede di progettazione della reportistica è opportuno tenere presente che l’obiettivo principale dell’attività di reporting è quello di “fornire le informazioni giuste alle persone giuste nel momento giusto”.
Diventano quindi in tal senso fondamentali 3 aspetti chiave: l’affidabilità, l’analiticità e la tempestività delle informazioni utilizzate come input e prodotte come output. Se l’azienda ritenga che, nella situazione di partenza, tali caratteristiche non siano del tutto rispettate, allora occorre intervenire immediatamente su due fronti:
- l’innovazione o l’introduzione di nuovi strumenti informatici a supporto del processo;
- la certificazione dell’affidabilità delle informazioni presenti nei sistemi informativi e contabili dell’azienda.
Mossa #6. Innovare gli strumenti informatici a supporto del processo
In diversi casi l’implementazione (o la revisione) del processo di programmazione e controllo dei flussi di cassa può essere agevolata dall’inserimento in azienda di nuovi strumenti informatici o applicativi, o dal miglioramento di quelli già presenti.
In tal senso, i principali strumenti informatici che intervengono sul processo sono classificabili in 3 tipologie:
- sistemi di home o remote banking, che consentono l’aggiornamento in tempo reale della situazione della liquidità e/o dell’utilizzo degli affidamenti concessi dagli Istituti di Credito con cui l’azienda lavora;
- software di gestione della tesoreria, che supportano le attività operative aziendali relative ad incassi (ciclo attivo), pagamenti (ciclo passivo) e movimenti bancari (ciclo finanziario);
- software o applicativi di pianificazione finanziaria, che aiutano l’azienda a costruire e ad aggiornare in qualsiasi momento il budget dei flussi di cassa e i cruscotti di controllo finanziario.
In aziende strutturate spesso tutti questi strumenti sono integrati all’interno del sistema gestionale, o comunque già interfacciati con i sistemi contabili. In questi casi probabilmente non è necessario alcun intervento. Ma in tutti gli altri casi, e sono i più frequenti, è fondamentale dotarsi degli strumenti mancanti, o innovare quelli già presenti in azienda, per evitare che l’ingente lavoro di progettazione fatto sul fronte organizzativo risulti poi del tutto inutile a causa della mancanza di un corretto flusso delle informazioni.
Ovviamente l’acquisizione di nuovi strumenti informatici comporterà degli investimenti, che potrebbero spaventare in particolar modo le aziende di più piccole dimensioni, o quelle in maggiori difficoltà finanziarie. Tuttavia, mai come in questo caso, l’investimento tecnologico consentirà all’azienda di ottenere in tempi brevi un ritorno finanziario, tra l’altro facilmente misurabile.
Mossa #7. Certificare l’affidabilità delle informazioni utilizzate
Innovare gli strumenti informatici tuttavia non è sufficiente a garantire l’affidabilità delle informazioni utilizzate lungo il processo di programmazione e controllo dei flussi di cassa.
E non sto parlando delle informazioni previsionali, che sono per definizione incerte.
Potrebbe sembrare un’affermazione forte, ma anche in aziende strutturate e di grandi dimensioni capita spesso che le informazioni presenti nei sistemi contabili siano di bassa qualità.
Alcuni esempi possono essere: scadenzari “sporchi”, condizioni di incasso e pagamento non aggiornate, anagrafiche clienti e fornitori sbagliate, e così via. Come in tutti i sistemi di pianificazione e controllo, vale la regola “GIGO” (Garbage In, Garbage Out): se le informazioni utilizzate sono “spazzatura”, le informazioni prodotte saranno necessariamente “spazzatura”.
E non c’è nulla di più pericoloso in azienda, che utilizzare informazioni sbagliate per prendere decisioni strategiche. In tali casi, sarebbe meglio paradossalmente non implementare alcun processo di programmazione e controllo finanziario, ma gestire l’azienda “a vista”.
In realtà, se ci si rende conto che le informazioni che girano in azienda sono di bassa qualità, la cosa migliore da fare è migliorarne l’affidabilità.
Questo richiederà un intervento più o meno impegnativo nelle prime fasi del progetto, tuttavia i risultati di questa riqualifica saranno permanenti. Inoltre, della maggior affidabilità delle informazioni ne beneficeranno, in modo immediato e significativo, tutti i processi aziendali.
Scopri le altre 2 categorie delle mosse per migliorare la programmazione e il controllo dei flussi di cassa in azienda: l’organizzazione e l’esecuzione.